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Sul perchè e come fare una riunione.

Un collega mi ha invitato ad esprimere il mio parere sul perchè e come tenere una riunione.

Premetto che quello che dirò è, banalmente, quello che ho appreso vedendo, negli anni, riunioni incocludenti e leggendo in giro come porvi rimedio.
Putroppo non sono in grado di citare le fonti, tutto quello che leggere qui, qualcuno lo ha già scritto.  Per questo motivo non accampo diritti su quello che andrò a scrivere, siete liberi di farne quanto meglio credete. Siccome credo non si finisca mai di imparare qualsiasi contributo è il benvenuto.
Per chi ha poco tempo  
1. Ogni riunione deve avere un’ordine del giorno. In assenza diventa un’occasione di svago.
2. La riunione ha una durata definita.
3. I partecipanti se ne devono andare con un compito assegnato o (in caso di riunioni di formazione) con una competenza acquisita.
Per chi vuole approfondire
Perchè fare una riunione
Una riunione costa. Ogni partecipante ha un costo e il costo della riunione è almeno pari al costo di ciascuno dei partecipanti.
Se dovete fare una riunione fate quindi in modo che l’investimento valga la spesa.
A mio parere esistono due tipi di riunioni (sto parlando di lavoro, tralascio le riunioni conviviali):
a) informativa
b) operativa
Nella riunione informativa saranno fornite ai partecipanti le informazioni di aggiornamento (novità normative, novità operative, novità commerciali, stato di avanzamento su progetti, successi ottenuti, etc.) In questo tipo di riunione normalmente avremo un relatore e chi ascolta, più o meno passivamente.
Nella riunione operativa il quadro si presenta più variegato, dal brain storming all’assegnazione di compiti per la riuscita di progetti.
La preparazione
Sembrerà scontato, ma la prima cosa da fare è preparare la riunione.
Preparare la riunione significa fare in modo che :
a) sia ben chiaro l’argomento (o gli argomenti) della riunione, le “varie ed eventuali” vanno lasciate da parte, sono perdite di tempo: definire con precisione di cosa si dovrà discutere e perchè (pur cercando di essere sintetici), ogni argomento (può essere un progetto, una pratica, una informazione) deve avere una persona direttamente responsabile il cui nome sia chiaramente indicato;
b) Fornite tutte le informazioni:  tutti i partecipanti devono essere effettivamente preparati su quanto si andrà a discutere, fate in modo che (se siete chi organizza la riunione (o la convoca)) ognuno dei partecipanti riceva il materiale e le informazioni necessarie. Con sufficiente anticipo per potersele, se non studiare, almeno leggere. Se siete tra gli invitati richiedetele.
c) non invitate persone non necessarie: se le informazioni o le decisioni della riunione dovranno circolare designerete chi dovrà comunicarle.
d) Puntualità: siate chiari e tassativi sull’ora di inizio e sulla durata della riunione.
Cercate di convocare gli invitati tramite email o altro che lasci traccia e cercate di assicurarVi che gli invitati confermino la partecipazione.
La riunione 
Spegnete i cellulari… e, se possibile,  niente accesso ad INTERNET, fate in modo che i partecipanti siano “qui, ora” in modo di avere la massima
Puntualità, puntualità, puntualità.
Le riunioni costano (mi ripeto, lo so) la prima cosa per renderle produttive è non perdere tempo.
Fate in modo che
  • la riunione inizi all’orario concordato, e fatelo diventare un’abitudine, i ritardatari diventeranno puntuali.
  • la riunione finisca all’orario previsto, siate tassativi, aiuta ad essere concentrati.
Se possibile assegnate una durata ai singoli argomenti da trattare, anche in una riunione di brain storming il cronometro rende più creativi.
Verbalizzate/Prendete appunti
Nominate una persona che verbalizzi la riunione ed abbia cura di redigere un verbale della riunione.
Il verbale dovrebbe avere questi elementi essenziali
  • Data e ora della riunione
  • Partecipanti
  • Oggetto/Obiettivo della riunione
  • Informazioni
  • Punti da chiarire
  • Decisioni
  • Azioni
  • Commenti
In particolare per le azioni è importante che i compiti vengano assegnati con chiarezza (chi, cosa, quando) di modo che alla riunione successiva si possa verificare lo stato di avanzamento dei lavori.
Diffondere
Fate in modo che il verbale della riunione venga diffuso ai partecipanti e che, ad esempio in caso gli assegnatari dei compiti non fossero presenti alla riunione, tutti gli interessati ricevano una email con il contenuto di loro interesse.
Qualche trucco?
  • Per quanto mi riguarda ho una ricetta in IFTT (ve ne parlo un’altra volta, comunque la ricetta la trovate qui : https://ifttt.com/recipes/61314) che crea una nota con i campi vuoti in Evernote un quarto d’ora prima della riunione.
  • Sempre in Evernote collego i documenti e le note che potrebbero essermi utili  durante la riunione, alcuni documenti sono custoditi anche in dropbox.
  • Non tutte le decisioni possono aspettare una riunione, per cui se la decisione va presa velocemente va presa senza attendere la riunione.
  • “Portare soluzioni, non problemi” dovrebbe essere il motto dei partecipanti alle riunioni, che, al contrario spesso sono occasione di esporre alibi.
  • Rivedere i risultati delle azioni fissate nella riunione precedente, si, i compiti a casa vanno fatti.
Collegamenti
Dropbox: www.dropbox.com
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e-mail obbligo di conservazione sostitutiva

In base al codice civile (artt. 2214 – 2220 del Cod. civ.) e fiscali (art. 22 DPR 600/1973) l’impresa ha l’obbligo di conservare, per ciascun affare, per un periodo di dieci anni gli originali delle lettere, dei telegrammi, delle fatture ricevute, nonché delle copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.

L’art. 2215 bis Cod. civ., prevede che i documenti richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informaticiL’evoluzione tecnologica e di costume ha cambiato le modalità di comunicazione facendo evolvere la nozione di corrispondenza, nozione in cui oggi vanno indubbiamente ricompresi messaggi di posta elettronica (e-mail).  Tant’è che alle e-mail è già stato riconosciuto, in giudizio, il valore di prova scritta, assimilabile al documento cartaceo.

Diretta conseguenza è che per le e-mail che abbiano un rilevanza commerciale e che impegnino giuridicamente l’impresa, essendo da ritenersi a tutti gli effetti corrispondenza, sorga l’obbligo di conservazione per 10 anni, con tutte le conseguenze relative alla “conservazione sostitutiva”.

Sorgono quindi, in capo all’impresa,  le incombenze di “conservazione sostitutiva”, che implicano specifiche competenze tecniche. Vi invitiamo, pertanto, a farVi assistere adeguatamente, senza dimenticare che, l’evoluzione tecnologica ha portato alla produzione di email direttamente da terminali mobili (cellulari, smartphone e tablet).