FATTURA ELETTRONICA CARBURANTI – COME FARE

notiziario del 14/05/2018
Dal primo di luglio 2018 diremo addio alla carta carburanti e riceveremo una fattura elettronica per documentare i rifornimenti di carburante, dopo la circolare dello scorso 30 aprile dell’Agenzia delle Entrate, iniziamo a delineare le modalità operative.
Con questa linea guida si cerca di dare una prima risposta alle esigenze organizzative dei nuovi adempimenti.

  1. Ricezione

La prima cosa da fare è organizzare l’indirizzo telematico, ovvero il canale attraverso quale ricevere la fattura elettronica.

La fattura potrà essere ricevuta:

  1. mediante sistema di posta elettronica certificata (PEC);
  2. mediante sistemi di cooperazione applicativa (software “web service”);
  3. mediante sistemi che consentono la trasmissione di dati tra terminali remoti (protocollo FTP – File Transfer Protocol).

per i soggetti di minori dimensioni i canali che suggeriamo sono sostanzialmente due:

  • Posta elettronica certificata (PEC): come abbiamo avuto modo di illustrare non è il modo più agevole per gestire le fatture elettroniche in quanto si rende comunque necessario l’utilizzo di un software per , individuare ed interpretare il contenuto del file xml nella casella di posta, anche perchè le ricevute di scarto o accettazione e tutte le relative comunicazioni avverranno con file xml, in ogni caso, qualora riteniate di voler utilizzare questo veicolo suggeriamo di attivare e comunicare allo SdI un indirizzo PEC dedicato (i.e. ditta@lamiapec.pec (l’indirizzo è di fantasia)) diverso da quello presente in INI-PEC, in questo caso il codice destinatario sarà “0000000”, senza apici .
  • Intermediario: per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche il soggetto emittente e quello ricevente possono avvalersi di un intermediario. Il cessionario/committente che adotti questa soluzione è tenuto a comunicare al cedente/prestatore “l’indirizzo telematico” dell’intermediario incaricato. Sovente forniscono come accessorio od opzionale il servizio di conservazione a norma, questo canale è da preferire, in quanto rende più agevole la gestione delle fatture elettroniche emesse e ricevute. Si tratta di servizi a pagamento, consigliamo di scegliere un servizio che abbia modalità di interscambio con i software che utilizzate per l’emissione delle fatture e per la tenuta della contabilità, nel caso la contabilità sia tenuta presso di noi vi preghiamo di consultarci per la scelta. L’intermediario vi comunicherà il “codice destinatario”, di sette cifre, che dovrete comunicare allo SdI e ai Vostri fornitori.
  1. Identificazione
  • La prima mossa è quella di organizzarsi al fine di poter distribuire in maniera univoca i propri dati e ricevere in maniera agevole le fatture elettroniche.
  • A questo proposito è utile verificare i propri dati, integrandoli, presso il Sistema di Interscambio, accedendo al portale dell’Agenzia delle Entrate dove è possibile identificarsi attraverso SPID, credenziali Fisconline/Entratel, Carta Nazionale dei Servizi (CNS).
  • Attravero il portale l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di registrazione, mediante il quale il cessionario/committente, o l’intermediario incaricato, può indicare al SdI il canale e “l’indirizzo telematico” (PEC, sistema di cooperazione applicativa, web service) che desidera utilizzare per la ricezione dei file.
  • Una volta identificati si potrà accedere:
    1. ad un servizio web di generazione di un codice a barre bidimensionale (QRCode), utile per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA e del relativo “indirizzo telematico”, nonchè della targa dell’autovettura (sebbene non sia un elemento obbligatorio raccomandiamo di inserirla sempre, anche nelle fatture relative alla manutenzione del veicolo, soprattutto se si vuole portare in deduzione il costo), tramite apposito lettore;
    2. al servizio di registrazione mediante il quale  indicare al SdI il canale e “l’indirizzo telematico” preferito per la ricezione dei file (PEC o tramite codice intermediario). Se il soggetto passivo ha aderito al servizio, il SdI recapiterà fatture e note di variazione attraverso il canale e “l’indirizzo telematico” registrati, indipendentemente da quanto è stato indicato nel campo “CodiceDestinatario”.
  1. Documentazione dell’acquisto.
  • Come detto la documentazione dell’acquisto avverrà tramite fattura elettronica, questa potrà essere emessa direttamente dal distributore di carburanti o da terzi.
  • Qual si effettuino, contestualmente al rifornimento o in momenti diversi, più operazioni (i.e. cambio olio, lavaggio o altri interventi di manutenzione) che trovino esposizione in un’unica fattura, la stessa dovrà essere emessa in formato elettronico.
  • 1 Fattura emessa dal distributore di carburanti – con personale presente
    • Verrà emessa una fattura elettronica per ogni rifornimento, in questo caso si dovranno fornire al benzinaio i dati anagrafici del proprietario del veicolo, soggetto passivo IVA, quindi:
      • Cognome, Nome, Denominazione o Ragione sociale,
      • Indirizzo,
      • partita IVA.
    • Dovrà essere fornita anche la targa del veicolo, l’indicazione della targa possa essere fornita utilizzando il campo “MezzoTrasporto” del file della fattura elettronica in questo momento sembra che non sia necessario fornire il chilometraggio.
    • Per fornire i dati in maniera più agevole è possibile utilizzare il QRCode di cui al punto precedente.
  • 2 Fattura emessa dal distributore di carburanti – con personale assente
    • E’ questo il caso del self service, qui le modalità operative sono ancora non chiare, infatti, pur permanendo l’obbligo di emissione della fattura elettronica, i distributori di carburante dovranno dotarsi di idonea attrezzatura, probabilmente modificando le colonnine self-service, ma in questo momento non abbiamo notizie precise.
  • 3 Contratti di “netting”
    • In questo caso l’emissione della fattura elettronica avverrà al momento della ricarica della carta di netting, o alla rendicontazione periodica fatta dalla compagnia petrolifera.
  • 4 Buoni carburante
    • In questo caso la fattura elettronica dovrà essere emessa direttamente dal distributore di carburanti, trattandosi in sostanza di un mero strumento di pagamento.
  1. Documentazione del pagamento

Gli acquisti relativi ai carburanti dovranno essere effettuati attraverso sistemi di pagamento tracciabili e riconducibili al soggetto passivo di imposta, quindi:

  • carte di debito, di credito, prepagate ovvero di altri strumenti di pagamento elettronico disponibili, che consentano anche l’addebito in conto corrente;
  • pagamenti effettuati dal soggetto passivo di imposta in via mediata ma a lui riconducibili secondo una catena initerrotta di corresponsioni con strumenti tracciabili (i.e. il rifornimento dell’auto aziendale effettuata dal dipendente durante una trasferta di lavoro, in questo caso se il pagamento avviene con carta di credito/debito del dipendente e il rimborso avvenga sempre tramite pagamento tracciabile, ad esempio con bonifico bancario insieme alla retribuzione, sarà consentita la deducibilità);
  • servizi offerti da vari operatori (card, applicazioni per smartphone (i.e. applepay), dispositivi elettronici) che consentono l’acquisto di carburante con l’addebito sul conto corrente o sulla carta di credito del soggetto passivo di imposta, o attingono ad una provvista mantenuta presso l’operatore mediante sistemi tracciabili;
  • assegni bancari, postali, circolari e non, vaglia cambiari e postali;
  • addebito diretto (RID, ndr);
  • bonifico bancario o postale;
  • bollettino postale;
  • ovvero di altri strumenti di pagamento elettronico disponibili, che consentano anche l’addebito in conto corrente.

I predetti sistemi di pagamento elettronico andranno utilizzati anche per i contratti di netting, i quali di solito prevedono il RID, che è sistema valido.

  1. Conservazione delle fatture elettroniche

i documenti informatici devono essere conservati in formato digitale rispettando:

  • le norme del codice civile;
  • le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale;
  • le norme tributarie che regolano la corretta tenuta della contabilità;

ed in maniera tale da consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici almeno in relazione a cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data, nel caso in cui queste informazioni siano previste obbligatoriamente.

Il procedimento di conservazione elettronica si conclude con l’apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione, opponibile a terzi.

Al fine di adempiere agli obblighi testé evidenziati cedenti/prestatori e cessionari/committenti possono utilizzare il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, conforme alle disposizioni del DPCM 3.12.2013, aderendo preventivamente all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia dell’Entrate. È consentita l’adesione e l’utilizzo del servizio anche da parte di intermediari appositamente incaricati.

Come Studio suggeriamo di preferire al servizio dell’Agenzia delle Entrate il servizio fornito da uno dei conservatori accreditati, anche per tramite delll’intermediario, anche perchè la fattura elettronica, correttamente conservata, sarà il documento opponibile ai terzi (fornitori, clienti, banche e l’agenzia stessa) in caso di contenziosi.

Note.

  1. fattura elettronica: per “fattura elettronica” si intende il documento informatico emesso in formato strutturato (XML, ovvero eXstensible Markup Language) inviato al Sistema di Interscambio (SdI) di cui al DM 7.3.2008 e recapitato da questi al soggetto ricevente (Agenzia delle Entrate 89757/2018, § 1.1). Il file in formato XML e deve essere conforme alle specifiche tecniche contenute nell’Allegato A al provv. Agenzia delle Entrate 89757/2018.
  2. pagamento elettronico: AGIDha emanato le Linee Guida richieste con Determinazione n. 8/2014 del 22 gennaio 2014, che al Capitolo 5 “Strumenti di pagamento” stabilisce che “per effettuare i pagamenti elettronici possono essere utilizzati: a) il bonifico bancario o postale ovvero il bollettino postale; b) versamenti effettuati con «carte di debito, di credito, prepagate ovvero di altri strumenti di pagamento elettronico disponibili, che consentano anche l’addebito in conto corrente …”
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